2009-09-24 15:08

Алексей Голонцов, член Правления МПОО "АКТ" (Беларусь)

Удовольствие от презентации с использованием PowerPoint возможно, если ведущий и участники получают его вместе.

Всю свою жизнь «АКТ» занимается укреплением жизнеспособности общественных организаций. Поэтому многие наши усилия направлены на развитие компетенций людей, составляющих основу этих организаций. Мастер-класс «Искусное применение PowerPoint презентаций», который состоялся 22 августа 2009 года, был призван помочь представителям общественных организаций более внимательно познакомиться с PowerPoint презентацией в качестве эффективного средства обучения и инструмента коммуникации.

Наверно, каждый современный менеджер и тренер использует в своей работе коммуникационные и мультимедийные технологии. Навыки использования современного оборудования и инструментов становятся необходимой частью функциональной грамотности. Искусное применение технологий облегчает наш труд, экономит время, повышает производительность и эффективность.

Так же, как трибуна в свое время возвысила выступающего над аудиторией, а микрофон сделал голос громче, так и PowerPoint сегодня дает в руки еще один инструмент для более эффективного взаимодействия с аудиторией. В прошлом во время публичных выступлений или переговоров важную роль играли ораторские способности, красноречие и харизма. Сегодня многие смело доверяют часть работы своему помощнику - PowerPoint презентации.

PowerPoint уже зарекомендовал себя как многофункциональный инструмент. Его используют как снотворное, как средство наказания и даже как орудие пыток. Значительно реже – по его прямому назначению. Ниже я попробую перечислить основные проблемы, с которыми встречаются авторы PowerPoint презентаций.


В чем проблема с PowerPoint презентацией?

• Презентация очень похожа на многие другие

Такие презентации лишены уникальности, в них часто использован самый популярный и уже надоевший шаблон (template). Дизайн каждого слайда привычен и скучен - это однообразные массивы текста и забавные изображения из коллекции рисунков Microsoft Office.

• Презентация сделана неумело

Неумелые презентации появляются, когда автор не очень хорошо владеет приложением PowerPoint или презентация была сделана наспех без должного внимания к участникам, для которых она предназначена. В такой презентации тексту не хватает места на слайде, пропорции изображений искажены, а элементы, вставленные из других приложений (Word, Excel), выглядят не очень уместно. В таких презентациях внимание привлекают ошибки, а суть сообщения уходит на второй план или ускользает.

• Презентация используется не по назначению

Многие выступающие используют презентацию как конспект своего выступления, зачитывая вслух текст с экрана. Как правило, люди в аудитории тоже умеют читать, что они и делают, читая текст гораздо быстрее, чем выступающий успевает его озвучить. Если люди читают текст с экрана, они уже не слушают ведущего, выступление которого становится бессмысленным.

• Презентация перегружена данными

Такая презентация напоминает кадры из фильма «Матрица», где на темно-зеленом фоне цифрового мира течет бесконечный поток светло-зеленых символов. В нашей реальности такие презентации чрезмерно насыщены текстом, статистическими данными, сложными графиками и излишне детализированными диаграммами.

• Презентации слишком много

Рекомендуемое количество слайдов для одной презентации – 10-15. Однако довольно часто презентация состоит из десятков или даже сотен слайдов, демонстрация которых требует большого количества времени. Оптимальная продолжительность одной презентации – 30-45 минут (для специально подготовленных и закаленных участников – 1 час). После этого презентация должна уступить место дискуссии, индивидуальной или групповой работе или перерыву на кофе.


Научный подход к презентации с использованием PowerPoint, или Как я понимаю когнитивную теорию Ричарда Майера

В основе теории три положения, которые объясняют процесс обработки человеком поступающей извне информации. Эта теория применима к обучению с использованием мультимедийных технологий и полезна для пользователей PowerPoint.

1. Когнитивные возможности человека ограничены
2. Два основных канала получения информации (аудиальный и визуальный)
3. Познание - это активный процесс.

1. Визуальная и вербальная информация обрабатывается человеческим мозгом по-разному в силу того, что визуальная информация поступает в виде сенсорных сигналов, а вербальная - в виде символов, с которыми она ассоциируется. Поступающая извне информация направляется в рабочую память - временное хранилище человеческого мозга. Независимо от типа информации, человек может одновременно держать в рабочей памяти только семь (+/- 2) простых элементов информации, таких как слова, числа, символы, звуки.

2. Емкость рабочей памяти ограничена. Визуальный и аудиальный каналы получения информации независимы друг от друга и каждый из них имеет свой предел получения и обработки информации.

3. Мозг преобразует различные элементы информации в ментальную модель. Ментальная модель - это набор связей, которые соединяют новые данные вместе и совмещают их со знаниями, приобретенными ранее. По мере конструирования ментальной модели мозг перемещает информацию из рабочей памяти в более постоянные хранилища.

Для наиболее эффективного использования PowerPoint следует учитывать принципы организации когнитивной системы человека. Это означает, что стандартный слайд, сопровождающий выступление ведущего, должен содержать изображение с небольшим количеством текста. Такой подход позволит активировать оба канала получения информации, но не превысит емкость рабочей памяти человека и не перегрузит его когнитивную систему.


Как сделать презентацию PowerPoint безопасной для жизни людей

Еще до того, как открыть приложение PowerPoint, следует подумать о том дне, когда готовая презентация будет представлена публике. Можно начать, ответив на следующие простые вопросы: С какой целью я встречаюсь с людьми, которые придут на мое выступление? Кто эти люди и каковы их ожидания? Действительно ли мы все не можем обойтись без PowerPoint?

Внутренняя структура и логика презентации должна быть понятна не только ведущему, но и очевидна для аудитории. Как в литературном произведении, содержание презентации может состоять из связанных смысловых блоков, следовать развитию сюжета выступления и поддерживать внимание аудитории.

Рациональный подход к оформлению слайдов предполагает разумное использование каждого сантиметра пространства на экране, чтобы свести к минимуму количество текста и достичь гармонии в сочетании текста и изображений. Создавая радующий глаз, привлекательный и оригинальный дизайн слайдов, можно сделать для себя открытие, что самый лучший слайд вообще не содержит текста. Это тем более удивительно, потому что привычные слайды, как правило, выглядят по-другому. Если удастся быть и рациональным и творческим одновременно, то этим ведущий заслужит благодарность аудитории и приблизится к достижению цели своего выступления.

Хорошее выступление требует репетиции. Полезно заранее ознакомится с помещением, в котором будет проходить мероприятие, представить себе, как будут располагаться участники и где будет место выступающего. Презентация всегда ограничена по времени. Поэтому, во-первых, нужно точно знать временные рамки, во-вторых, быть уверенным, что выступление соответствует этим рамкам. Лучше иметь некоторый запас времени на случай, если возникнут проблемы с техникой или кто-то из участников будет опаздывать к началу.

Качественная презентация может быть полезна в решении многих сложных задач: продвижении организации или проекта, привлечении ресурсов, информировании, обучении. На мой взгляд, хорошая презентация получается, когда ее автор увлечен процессом создания, но помнит о тех, для кого она предназначена. Это как с японским барабаном тайко, когда в него бьешь с любовью, то получается хороший звук.


*Помимо просветительской цели, этот материал продиктован гуманистическим стремлением сократить количество пострадавших от бессмысленных и беспощадных презентаций.