Сайт об АКТуальных вопросах и ответах третьего сектора Беларуси

Статус

Locating you...

Как подготовить и провести результативный круглый стол: правила и рекомендации для организаторов

Существует легенда, согласно которой мудрый король Артур впервые усадил своих соратников за круглый стол. Этим король хотел подчеркнуть, что все участники  стола имеют одинаковое право высказаться.

В наши дни круглый стол используется как форма дискуссии, в которой имеющие равные права участники высказываются в определенном порядке. Такой вид  публичного обсуждения вопросов позволяет услышать различные точки зрения и сформировать коллективные решения. Проведение круглого стола необходимо в тех случаях, когда целью мероприятия является выявление всех мнений по обсуждаемому вопросу,  обобщение  взглядов на  конкретную проблему или явление, а также принятие решений по обсуждаемым вопросам.

Рекомендации по проведению круглого стола, которые описаны в этой статье, помогут вам подготовить, организовать и провести круглый стол, даже если вы никогда не работали с такой формой обсуждения и ведения дискуссии.

Общие моменты проведения круглого стола:

  • Круглый стол не должен длиться более 2 часов. Лучше не разбивать мероприятия перерывом на кофе-паузы. Можно угостить собравшихся кофе перед началом заседания - так они смогут эффективно провести время от момента регистрации до начала самого мероприятия, познакомиться, начать обсуждать тему. Такое начало поможет вам задать дружелюбный тон для всего круглого стола.
  • Помещение должно быть просторным и светлым, чтобы все чувствовали себя комфортно и удобно.

Этапы предварительной подготовки круглого стола:

  • Выбор темы - лучше фокусироваться на узкой теме, стремиться обсудить один важный аспект или вопрос.
  • Определение целей проведения круглого стола - важно понять, для чего вы проводите круглый стол, какого результата хотите добиться и на принятие какого решения повлиять. Это позволит вам сконцентрироваться на главном и получить нужный вам результат.
  • Подбор ведущего – модератора, который управляет круглым столом. Поэтому успех мероприятия во многом зависит от человека, который будет модерировать и фасилитировать дискуссию. Ведущий должен уметь вовлекать в разговор наименее активных участников,  акцентировать внимание на целях круглого стола, возвращать обсуждение в нужное русло, следить за эмоциональным фоном дискуссии.
  • Подбор и коммуникация с участниками: о необходимом количестве времени для доклада или выступления, поднимаемых проблемах и предлагаемых путях решения, техническом сопровождении докладов и выступлений и т.д.
  • Подготовка сценария.
  • Подготовка резолюции или аналитического документа влияния.
  • Анонсирование мероприятия - оповещение органов власти, приглашение участников, рассылка пресс-релизов в СМИ.
  • Подготовка печатной продукции: бэджи, таблички на столы, списки регистрации, регистрационный пакет для участников круглого стола (программа, аналитический документ влияния (АДВ), другая промопродукция).
  • Поиск и подготовка помещения для проведения круглого стола, обеспечение микрофонами, аудио-, видеозаписи.
  • Заказ продуктов для кофе-пауз.

Сценарий круглого стола включает в себя вступительную и заключительную речь ведущего (модератора),  список вопросов для дискуссии,  различные статистические материалы (итоги опросов, результаты исследований).

Приглашённые на круглый стол  должны получить понятную информацию о месте проведения мероприятия, для удобства можно отправить карту по электронной почте. Будет обидно, если приглашённые гости не смогут посетить ваше мероприятие, только по тому, что не нашли помещение, где оно проходит.

Решите заранее, кто и где будет сидеть. Расставьте таблички с именами участников на их места, чтобы избежать заминки в начале мероприятия. Обеспечьте необходимое количество канцелярских принадлежностей (чистые листы бумаги, ручки) а также поставьте на столы стаканы и воду.

Проведение «круглого стола»:

  • Регистрация участников - во время регистрации всем участникам круглого стола желательно выдать пакет документов, который будет содержать в себе программу круглого стола, аналитический документ влияния, информацию об организаторах и участниках.
  • В начале заседания модератор представляется и кратко информирует о теме и целях проведения  «круглого стола», представляет участников, программу, знакомит с регламентом и согласовывает нормы ведения дискуссии.
  • Модератор предлагает участникам кандидатуру секретаря, ведущего протокол круглого стола, и при необходимости получает одобрение участников на аудиозапись обсуждения.
  • Модератор предоставляет слово выступающим, следит за соблюдением временного регламента, фасилитирует обсуждения, вовлекает в дискуссию всех участников
  • Модератор резюмирует содержание каждого выступления или дискуссии.
  • При подведении итогов круглого стола модератор кратко напоминает тему, состав участников, озвучивает правки и дополнения, которые были внесены в итоговый документ, принятые решения, а также произносит слова благодарности и объявляет мероприятие закрытым.

После проведения круглого стола организаторам целесообразно предусмотреть следующие действия:

  • Сбор статистики и анализ эффективности проведённого мероприятия.
  • Мониторинг публикаций в СМИ и социальных сетях о проведённом круглом столе.
  • Отправка благодарностей в бумажном или электронном виде участникам «круглого стола».
  • Подготовка и отправка итогового документа заинтересованным организациям и органам власти.
  • Подготовка и отправка пост-релиза дли СМИ - это не должен быть сухой отчёт с фразами об актуальности и важности проведённого мероприятия. Адаптируйте пост-релизы для различных СМИ, напишите комментарии и выводы, добавьте качественные фотографии. Не затягивайте с отправкой пост-релиза – его могут просто  не опубликовать, если вы пришлёте документ слишком поздно.
  • Реализация действий, описанных в итоговом документе, и освещение процесса реализации действий на собственных сайтах и сайтах партнёров.

При правильной организации мероприятия в формате круглого стола вы сможете эффективно представить и обсудить проблемы и вопросы, имеющие общественную значимость, со всеми заинтересованными сторонами, услышать различные точки зрения, привлечь внимание СМИ к вашему вопросу, получить комментарии органов власти и в итоге повлиять на принятие необходимого решения.

Жанр: 

Добавить комментарий

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.